MS Access ตาราง (Table) ฐานข้อมูล คืออะไร ตรงนี้มีคำตอบ

MS Access ตาราง (Table)

MS Access ตาราง หรือ Table นั้นหมายถึง โครงสร้างของฐานข้อมูล ที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ที่เก็บข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนดไว้ในแต่ละคอลัมน์ และควบคู่กับข้อมูลในตาราง โดยใน Access จะใช้ตารางเพื่อจัดเก็บข้อมูลขององค์ประกอบในฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกค้า สินค้า ฯลฯ

ในการทำงานของ MS Access
ฐานข้อมูลจะประกอบด้วยตาราง (Table) ที่ใช้ในการเก็บข้อมูล แต่ละตารางจะมีรายการข้อมูลหลายรายการที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตารางจะประกอบด้วยคอลัมน์ (Columns) ที่กำหนดประเภทข้อมูลและลักษณะของข้อมูลที่จะเก็บในแต่ละคอลัมน์

ตัวอย่างของตาราง “Customers” ในฐานข้อมูล MS Access:

CustomerID	FirstName	LastName	Email	PhoneNumber
1	John	Doe	john.doe@example.com	123-456-7890
2	Jane	Smith	jane.smith@example.com	555-123-4567
3	Mark	Johnson	mark.johnson@example.com	987-654-3210
…	…	…	…	…

ในตัวอย่างข้างต้น ตาราง “Customers” ประกอบด้วยคอลัมน์ทั้งหมด 5 คอลัมน์ คือ:

CustomerID: เป็นรหัสของลูกค้าที่เป็น Primary Key เพื่อระบุตัวตนของลูกค้าแต่ละคน
FirstName: เก็บชื่อจริงของลูกค้า
LastName: เก็บนามสกุลของลูกค้า
Email: เก็บที่อยู่อีเมลของลูกค้า
PhoneNumber: เก็บเบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า

ข้อมูลในตาราง “Customers” ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า และสามารถนำไปใช้ในการทำงานต่าง ๆ เช่น การสร้างรายงาน, การค้นหาข้อมูล, หรือการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย

สร้าง MSAccess ตาราง (Table)

การสร้างตารางใน Microsoft Access สามารถทำได้หลายวิธี อย่างไรก็ตาม วิธีการที่เราใช้ได้นั้นอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ที่เราใช้งาน และควรคำนึงถึงรูปแบบและชนิดของข

วิธีสร้างตารางใน Microsoft Access

เปิดโปรแกรม Microsoft Access
เลือก “Blank Database” หากต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือเลือก “Open” หากต้องการเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว.
เมื่อเปิดหน้าต่าง “New” ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลและกำหนดตำแหน่งที่เก็บฐานข้อมูลในส่วนของ “File Name” และ “Folder” ตามต้องการ จากนั้นคลิก “Create” เพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่.
หลังจากสร้างฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิกที่เมนู “Table” และเลือก “Table Design” เพื่อสร้างตารางใหม่.
ในหน้าต่าง “Table Design“, ให้ระบุรายละเอียดของแต่ละคอลัมน์ที่ต้องการให้มีในตาราง ซึ่งประกอบด้วยชื่อคอลัมน์ (Field Name), ประเภทข้อมูล (Data Type), ความยาว (Field Size) และคุณสมบัติอื่นๆ ตามต้องการ.
เมื่อกำหนดรายละเอียดคอลัมน์เสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “Save” เพื่อบันทึกตาราง.
หลังจากนี้เราสามารถปิดหน้าต่าง “Table Design” และตารางของเราจะปรากฏในรายการ “Tables” ในหน้าต่างนำทางของ Access.

ตามขั้นตอนดังกล่าว เราจะได้ตารางใหม่ที่สร้างขึ้นซึ่งสามารถใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลตามที่เราต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ แก้ไข หรือลบข้อมูลในตารางได้ตามต้องการ การจัดการข้อมูลต่างๆ ใน Access นั้นมีความหลากหลายและยืดหยุ่นในการใช้งานเช่นกัน

ออกแบบตาราง (Table Design):
- ในหน้าต่าง “Table Design”, เราสามารถกำหนดรายละเอียดของแต่ละคอลัมน์ในตารางที่เราต้องการสร้าง:
  - ชื่อคอลัมน์ (Field Name): ระบุชื่อของคอลัมน์ที่ต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่น “ID”, “Name”, “Age” เป็นต้น.
  - ประเภทข้อมูล (Data Type): เลือกประเภทข้อมูลที่คอลัมน์นี้จะเก็บ เช่น Text, Number, Date/Time, Yes/No, และอื่นๆ.
  - ความยาว (Field Size): กำหนดความยาวของข้อมูลในคอลัมน์ที่เก็บข้อมูลเป็นข้อความ หรือจำนวนเต็ม.
  - คุณสมบัติอื่นๆ: เราสามารถกำหนดคุณสมบัติเพิ่มเติมให้กับคอลัมน์ เช่น ค่าเริ่มต้น (Default Value), กำหนดว่าคอลัมน์นี้ต้องไม่เป็นค่าว่าง (Required), และอื่นๆ.
- หากต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ ให้คลิกที่แถวด้านล่างของตาราง (คอลัมน์สุดท้าย) และกด “Tab” หรือใช้ปุ่มเว้นวรรคเพื่อเพิ่มคอลัมน์ใหม่.
- เมื่อได้ระบุรายละเอียดของคอลัมน์เสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “Save” เพื่อบันทึกตารางที่สร้างขึ้น.
ตรวจสอบและบันทึกตาราง:
- หลังจากกดปุ่ม “Save” เราจะต้องระบุชื่อตารางให้กับตารางที่สร้าง ให้ตั้งชื่อตารางในกล่องข้อความ “Table Name” และคลิก “OK” เพื่อบันทึกตาราง.
- ตารางที่สร้างขึ้นจะปรากฏในรายการ “Tables” ในหน้าต่างนำทางของ Access และคุณสามารถใช้ตารางนี้ในการจัดเก็บและจัดการข้อมูลตามที่คุณต้องการ.

คำแนะนำ: อย่าลืมให้ระบุ Primary Key ให้กับตาราง ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันและใช้เป็นตัวแทนในการระบุแถวข้อมูล

Primary Key (คีย์หลัก)

ใน Microsoft Access เป็นคอลัมน์ที่ใช้ระบุแถวข้อมูลแต่ละแถวในตารางของฐานข้อมูล โดยคีย์หลักจะมีลักษณะที่ไม่ซ้ำกันและมีค่าที่ไม่เป็น null ในแถวข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งช่วยให้ทำการระบุและค้นหาข้อมูลได้ง่ายและเร็วขึ้น นอกจากนี้ Primary Key ยังช่วยในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางและใช้เป็นตัวแทนในการสั่ง Join (รวมข้อมูล) ระหว่างตารางต่างๆ ในฐานข้อมูลด้วย

หากเราต้องการกำหนด Primary Key ให้กับตารางใน Microsoft Access เราสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้:

คลิกที่แถวของคอลัมน์ที่ต้องการทำเป็น Primary Key:
- เราสามารถคลิกที่แถวในหน้าตารางที่ต้องการให้เป็น Primary Key หรือคลิกขวาที่แถวนั้นแล้วเลือก “Primary Key” จากเมนูที่แสดงขึ้น.
บันทึกการกำหนด Primary Key:
- หลังจากคลิกที่แถวของคอลัมน์ที่ทำเป็น Primary Key คอลัมน์นั้นจะมีสัญลักษณ์สีแดง (Key) แสดงอยู่ที่ขวาสุดของคอลัมน์.
- เมื่อทำการกำหนด Primary Key เสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “Save” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำในตาราง.

หลังจากที่คอลัมน์ถูกกำหนดเป็น Primary Key แล้ว เราจะไม่สามารถใส่ค่าซ้ำกันในคอลัมน์นี้ได้ และตารางจะใช้คอลัมน์ที่เป็น Primary Key เป็นตัวแทนในการระบุแถวข้อมูลแต่ละแถวในการเข้าถึงและจัดการข้อมูลในฐานข้อมูล