Description
โปรแกรมบริหารงานขาย MiNi-ERP
ลำดับเอกสารการขายแบบ B2B ถูกออกแบบมาให้ข้อมูลไหลต่อเนื่องกันอย่างเป็นระบบ (Workflow) โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำเพื่อลดข้อผิดพลาด
ซึ่งประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
1. ใบเสนอราคา (Quotation – QT) : “คุยราคา”
เป็นจุดเริ่มต้นเพื่อ
นำเสนอราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าพิจารณา
ใช้เป็นฐานอ้างอิงในการเปิดเอกสารสั่งซื้อ
ขั้นตอนนี้สามารถบันทึกการคำนวณภาษี ส่วนลด และแนบไฟล์สเปคสินค้าได้
ใบเสนอราคาทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบก่อนดำเนินการต่อ โดยในขั้นตอนนี้จะ
ยังไม่มีการตัดสต็อกและยังไม่เกิดหนี้สินใดๆ
ผูกพันในระบบบัญชี
YOUTUBE โปรแกรมบริหารงานขาย : https://youtu.be/HsrnOQvfbB4
2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) และ ใบยืนยันคำสั่งขาย (Sales Order – SO) : “ล็อกดีล”
เมื่อลูกค้ายืนยันด้วยการออกเอกสาร PO ที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย
ฝ่ายขายจะออกเอกสาร SO เพื่อ
รับคำสั่งซื้อเข้าระบบ และใช้เป็นแกนกลางหลักในการทำงานทั้งหมด
การออกใบ SO จะเป็นการ
ล็อกราคาและจำนวนสั่งซื้อ
พร้อมกับใช้เพื่อคุมยอดการส่งของและการวางบิล แต่จะ
ยังไม่มีการตัดสต็อกสินค้าและยังไม่เกิดรายได้
จนกว่าจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
3. ใบส่งสินค้า (Delivery Note – DN) : “ของออก”
เอกสารนี้ใช้ ณ จุดส่งมอบเพื่อ
ยืนยันการรับสินค้าจากลูกค้า
ทำหน้าที่หลักคือ
คุมของออกจากโกดังและตัดสต็อกสินค้า
ระบบสามารถรองรับการส่งของแค่บางส่วน (Partial) ได้ โดยบันทึกจำนวนส่งตามจริงซึ่งต้องไม่เกินจำนวนที่สั่งไว้ใน SO
ขั้นตอนนี้มีผลเปลี่ยนเฉพาะตัวเลขสต็อก แต่จะยังไม่เกี่ยวกับการคิดเงินลูกค้า
4. ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี (Invoice & Tax Invoice) : “เกิดหนี้”
การออกใบแจ้งหนี้คือการเรียกเก็บเงิน โดย
อ้างอิงจากจำนวนสินค้าที่ได้จัดส่งสำเร็จแล้วจริงเท่านั้น
เมื่อออกเอกสารนี้จะ
ทำให้เกิดหนี้ลูกค้าและบันทึกในระบบบัญชีลูกหนี้ (AR)
หน้าที่หลักคือการคำนวณภาษี คุมเครดิตเทอม และติดตามยอดเงินคงค้าง โดยเอกสารนี้จะไม่มีผลกระทบต่อสต็อกสินค้าแล้ว
(ในบางธุรกิจอาจรวมใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีเป็นเอกสารฉบับเดียวกัน
)
5. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) : “เงินเข้า”
เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรเพื่อ
ยืนยันการรับเงินจากลูกค้า
ใช้สำหรับ
ตัดยอดหนี้ที่ค้างชำระทั้งหมดเพื่อปิดวงจรเงิน
ซึ่งระบบจะรองรับทั้งการชำระเต็มจำนวนหรือแบ่งจ่ายบางส่วน (Partial Payment)
โดยทันทีที่รับชำระและออกใบเสร็จ ระบบบัญชีจะทำการปิดยอดคงค้าง (AR Clearing) ทันที
Reviews
There are no reviews yet.